“孩子高中畢業后去國外讀書，學籍檔案該咋辦？總不能把檔案拿在自己手里吧？”近日，太原市民賈女士為女兒的學籍檔案處理問題犯了愁。檔案涉及今后考試、職稱評定、社保辦理等各種事項，應該妥善處理。9月9日，山西晚報·山河+記者針對大家普遍關注的檔案存放、流轉、補辦等熱點問題，結合人社部門專業解答，整理出這份實用指南。
檔案是個人經歷也是人事管理依據
問：什么是畢業生檔案？
答：畢業生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、身體狀況等的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。在校時叫學籍檔案，畢業后叫人事檔案。總的來說，它是個人經歷的記錄，也是人事管理和服務的依據。
一般情況下，檔案里主要有畢業生登記表、學習成績單、在校期間的獎懲材料、入團入黨志愿書、畢業離校前的體檢表以及畢業生報到通知書等材料。
問：檔案有什么作用？
答：檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護個人權益和福利的憑證，無論是工作調動、考研、公務員招考，還是職稱評審、考資格證、工齡認定、社保辦理、住房補貼發放、入黨、辦理退休等，都要用到它。
人事檔案不能自己保管，須按要求轉遞
問：什么樣的機構可存放畢業生檔案？
答：機關、國有企事業單位人事部門可以存放畢業生人事檔案。縣級以上（含縣級）人社部門所屬公共就業和人才服務機構，以及經省級人力資源和社會保障部門授權管理流動人員人事檔案的機構，可保管在非公單位就業和離校未就業的高校畢業生檔案。
高校畢業生離校時由高校根據其就業去向轉遞檔案。到機關、國有企事業單位就業或定向招生就業的，檔案轉遞至就業單位或定向單位進行保管。到非公單位就業、靈活就業及自主創業的，檔案轉遞至就業創業地或戶籍地公共就業人才服務機構進行保管。暫未就業或打算繼續學習深造的畢業生，可根據本人意愿轉遞至戶籍地公共就業人才服務機構進行保管，或按規定在原高校保留兩年。（假如兩年之后還未調動，原學校可以轉遞至其戶籍地公共就業人才服務機構。）
問：畢業生可以自行保管人事檔案嗎？
答：不可以。有關部門明確規定，嚴禁個人保管自己的人事檔案。因為人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有重要的法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。若由個人保管，信息泄露風險將大大增加。從真實性保障層面而言，檔案在流轉過程中，每一次材料的添加、審核都需要經過正規渠道，由相關部門進行蓋章確認，以此保證檔案內容的真實性和完整性。倘若個人保管檔案，就難以保證檔案未被私自篡改。
問：畢業生檔案存放收取費用嗎？
答：不收取。自2015年1月1日起，已取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用。
高中畢業出國留學，學籍檔案這樣處理
問：高中畢業生檔案可以自己保管嗎？
答：高中畢業生學籍檔案，通常會轉遞到升學高校。如果高中畢業后沒有在國內升學，檔案可能在學校保管，也可能在自己手里。太原市人社部門工作人員解釋，通常情況下，高中學校不會主動把檔案送到當地人才機構保管。打算復讀的高中畢業生，可以和原高中協商，繼續由學校保留學籍檔案，直到升學。已在國（境）外就讀尚未取得學歷學位的學生，可以申請將高中檔案委托戶籍地的公共就業人才服務機構保管。辦理檔案托管手續時，需要攜帶身份證、戶口簿、護照、錄取通知書、學生證及畢業證書等材料。也可以將高中學籍檔案保管至中國留學服務中心，回國后進行學歷學位認證和人事檔案完善。若有先就業計劃，可申請由高中學校將檔案轉遞至戶籍所在地的公共就業和人才服務機構托管，待后續找到工作，由新單位出具檔案調函，到托管機構辦理檔案轉遞即可。
如果短期內沒有明確規劃，高中學籍檔案也可暫時保管在自己手中。上述工作人員進一步解釋，學生畢業后，部分高中會通知畢業生來校領取學籍檔案。學生和家長一定要妥善保管，不要盲目打開檔案袋。等升學、就業或者留學畢業歸來，再按照相關要求前往公共就業和人才服務機構辦理建檔或檔案轉遞手續。“通常不建議自己保管檔案（部分機構不接收個人送達的檔案），最好是和畢業學校協商，按規定通過機要通信或郵政特快專遞渠道將檔案轉遞到戶籍地公共就業和人才服務機構。”工作人員說。
檔案“找不到”或遺失可分情況解決
問：檔案“找不到”或者遺失怎么辦？
答：很多人會遇到“畢業多年不知道檔案在哪”“檔案在轉遞中丟失”等問題，通常分為兩種情況。
情況一：已經畢業多年，一直就沒管過檔案，完全不知道自己檔案在哪里。先不要慌，檔案在這種情況下應該還能找到：如果你畢業還沒超過2年，回學校問問相應的檔案負責人；如果畢業超過了2年，可到生源所在地的省、市學生發展中心或當地公共就業和人才服務機構查詢。
情況二：檔案在調檔途中或者自己手里丟失。這種情況基本就是檔案丟失了，只能去補辦檔案。首先，需要在你所在單位辦理一份檔案遺失證明；然后，按照檔案內需要的材料一一補辦。
我省各級公共就業和人才服務機構設有檔案服務窗口，若有疑問，可撥打當地人社服務熱線12333咨詢，或直接前往戶籍所在地的公共就業和人才服務機構現場咨詢，工作人員會提供一對一指導。
山西晚報·山河+記者 武佳
（責任編輯：梁艷）
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